Privacyverklaring – ZoFlexo

ZoFlexo hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met gegevens die jij aan ons verstrekt.

ZoFlexo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij in ieder geval:

• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het type gegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• De verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Enkel persoonsgegevens verwerken als daar een geldige grondslag voor bestaat;
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of wettelijk verplicht is;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

ZoFlexo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten, medewerkers, zzp’ers en opdrachtgevers. Heb jij na het doornemen van deze privacyverklaring vragen, klachten of opmerkingen, dan kun je contact met ons opnemen.

ZoFlexo B.V.

Visseringlaan 24 a

T. 085 130 78 80

E. contact@zoflexo.nl

ZoFlexo verwerkt persoonsgegevens van uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp’ers ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten of overeenkomsten van opdracht;
• Administratieve doeleinden (salaris, facturatie, pensioen, verzuimregistratie);
• Selectie en bemiddeling naar opdrachten en vacatures;
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen (o.a. loonheffing, sociale zekerheid, fiscale verplichtingen, NBBU-cao);
• Informatieverstrekking en communicatie;
• Het uitvoeren van screenings (o.a. diploma’s, VOG, BIG, KIWA, aansprakelijkheidsverzekering);
• Verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Voor deze doeleinden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat;
• Adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer;
• BSN, kopie ID, rijbewijs (indien nodig voor de functie);
• Bankgegevens, loonheffingskorting, salarisgegevens;
• CV, pasfoto, opleidingsgegevens, diploma’s, certificaten (o.a. Wet zorg en dwang, BHV, BIG-registratie);
• Verzuim- en verlofgegevens, gegevens omtrent arbeidsongeschiktheid;
• Eventuele aanvullende documenten vanuit wet- en regelgeving (zoals VOG, KIWA-keurmerk, HKZ-certificaat, klachtenregeling, vaccinatiegegevens).

Deze gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna conform wettelijke termijnen:

• Persoonsdossier: maximaal 2 jaar na einde dienstverband/opdracht;
• Administratie en loon-/factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
• Sollicitatiegegevens: uiterlijk 4 weken na afwijzing, of maximaal 1 jaar indien je daarvoor toestemming hebt gegeven.
  
  

Wanneer je de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, kan ZoFlexo de arbeidsovereenkomst, detachering of bemiddeling niet (volledig) uitvoeren.

Persoonsgegevens van opdrachtgevers worden verwerkt ten behoeve van:

• Het uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten;
• Administratie en facturatie;
• Informatieverstrekking en relatiebeheer;
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Hiervoor verwerken wij o.a.:

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adresgegevens;
• Naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres van contactpersonen;
• Bank- en factuurgegevens;
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de dienstverlening.

Deze gegevens worden bewaard zolang de samenwerking loopt en daarna 7 jaar in de financiële administratie, of zolang dit wettelijk verplicht is.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Van interne medewerkers van ZoFlexo verwerken wij persoonsgegevens voor:

• Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst (salaris, verlof, verzuim, beoordelingen);
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.a. loonheffing, sociale zekerheid, pensioen).

Hiervoor verwerken wij o.a.:

• Persoonsgegevens (naam, geboortedatum, adres, contactgegevens);
• BSN, kopie ID, bankgegevens;
• Arbeids- en salarisgegevens;
• Opleidings- en beoordelingsgegevens;
• Verzuim- en verlofregistratie.

Bewaartermijnen: overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht (2 jaar voor personeelsdossier na uitdiensttreding, 7 jaar voor financiële administratie).

Verwerking van persoonsgegevens van websitebezoekers

Bij gebruik van onze website verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van marketing, evaluatie en online dienstverlening. Dit betreft:

• IP-adres, cookies en gegevens over je surfgedrag (via o.a. Google Analytics).

Deze gegevens worden niet langer dan 1 jaar bewaard, tenzij wettelijk anders vereist.

Verstrekking aan derden

ZoFlexo verstrekt alleen persoonsgegevens aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan:

• Salarisadministratie en verzuimregistratie;
• Facturatie en banktransacties;
• Screening en certificering (o.a. VOG, KIWA, klachtenportaal);
• ICT- en hostingdiensten;
• Pensioen- en verzekeringsaanbieders.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af, zodat de beveiliging van persoonsgegevens is gewaarborgd.

ZoFlexo verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU.

Beveiliging

ZoFlexo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Geheimhoudingsplicht voor medewerkers;
• SSL-certificaten en beveiligde verbindingen;
• Gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
• Toegang tot papieren dossiers uitsluitend via afgesloten kasten;
• Regelmatige back-ups en evaluaties van veiligheidsmaatregelen.

Je hebt het recht om:

• Je persoonsgegevens in te zien;
• Correcties door te laten voeren;
• Gegevens te laten verwijderen;
• Bezwaar te maken tegen verwerking;
• Je gegevens over te laten dragen aan een andere partij.

Wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van jouw toestemming, mag je die toestemming altijd intrekken.

Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via [e-mailadres]. Wij reageren binnen 5 werkdagen.

Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan direct contact met ons op. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.